Üye Kayıt Yönetimi
Rönesis PRO; üye kaydı, belge oluşturma, yetkilendirme, iletişim, takip ve raporlama süreçlerini ortak bir veri yapısı üzerinde bir araya getirir. Üyelik kaydı sırasında girilen kimlik, iletişim, kurum, işyeri ve üyelik bilgileri; üye kartında, üyelik belgelerinde, karar işlemlerinde ve raporlama süreçlerinde kullanılır.
Tek merkezden üye kaydı
Yapılandırılabilir kayıt alanları
Otomatik belge oluşturma
Rol ve yetki tabanlı erişim
Sendikanızın İşleyişine Uygun
Üye Kayıt Yapısı
Üye kayıt ekranında yer alacak bilgi alanları, sendikanın ihtiyaçlarına ve çalışma düzenine göre yapılandırılabilir. Kimlik, iletişim, adres, kurum, işyeri ve üyelik bilgilerinin yanında sendikaya özel bilgi alanları da kayıt sürecine eklenebilir. Organizasyon yapısında veya üyelik işleyişinde yapılan değişiklikler, kayıt alanlarına ve kullanıcı yetkilerine yansıtılabilir.
Esnek Kullanıcı ve Yetki Yönetimi
Genel merkez, şube ve temsilcilik kullanıcılarının erişim ve işlem yetkileri ayrı ayrı tanımlanabilir.
Yetkilendirme yapısı kapsamında;
- Üye kaydı oluşturma
- Üye bilgilerini güncelleme
- Üye listelerini görüntüleme ve dışarı aktarma
- Üyelik belgelerini oluşturma
- Elektronik imza ve KEP işlemleri
- Üyelikten çekilme işlemleri
- Aidat ve rapor ekranlarına erişim
- Toplu bilgi güncelleme
gibi işlemler kullanıcı görevlerine göre yönetilebilir.
Doğrulamalı Üye Kayıt Süreci
Yeni üyelik işlemi T.C. Kimlik Numarası üzerinden başlatılır. Sistem, girilen numaranın geçerli yapısını ve kişiye ait mevcut aktif üyelik kaydını kontrol eder.
Doğrulama işlemleri üyelik kaydının
ilk adımında gerçekleştirilir.
Kimlik bilgileri alınır
Üyenin kimlik bilgileri sisteme kaydedilir.
Bilgiler doğrulanır
Girilen bilgiler doğrulama sürecinden geçirilir.
Üyelik kaydı oluşturulur
Doğrulanan bilgiler üzerinden üyelik kaydı oluşturulur.
Doğrulama bilgileri tüm üyelik süreçleriyle ilişkilendirilir
Bu doğrulama yapısı, üye kartı, üyelik belgeleri, aidat kayıtları ve raporlama süreçlerinin aynı kişiyle ilişkilendirilmesini sağlar. Daha önce pasif duruma geçmiş üyelikler de geçmiş üyelik bilgisi olarak görüntülenebilir.
DETSİS Entegrasyonlu İşyeri Yönetimi
Üyenin görev yaptığı işyeri, DETSİS verileri içerisinden aranarak seçilir. Seçilen işyeriyle bağlantılı kurum, il ve ilçe bilgileri üyelik kaydına otomatik olarak aktarılır.
Tek işyeri kaydıyla tutarlı veri yapısı
DETSİS entegrasyonu sayesinde aynı işyeri tüm kullanıcılar tarafından ortak kayıt üzerinden seçilir. Böylece kurum, il, ilçe ve işyeri bilgileri üyelik kayıtlarında standart biçimde kullanılabilir.
İl ve İlçe
Konum bilgileri seçilen işyeriyle ilişkilendirilir.
Kurum Yapısı
Üyenin bağlı bulunduğu kurum bilgisi standart kayıt üzerinden belirlenir.
İşyeri Bazlı Raporlama
Üye dağılımları ve istatistikler aynı veri yapısıyla oluşturulur.
Otomatik Üye ve Karar Numarası
Üyelik kaydı tamamlandığında üye numarası sistem tarafından otomatik ve ardışık olarak oluşturulur. Genel merkez, şube ve temsilciliklerin eş zamanlı gerçekleştirdiği üyelik kayıtları merkezi numaralandırma yapısı içerisinde yönetilir.
Üyeliğin kabulü için gerekli karar numarası da üyelik kaydıyla ilişkilendirilerek otomatik olarak atanır. Üye kaydı, karar işlemi ve üyelik belgeleri aynı kayıt üzerinden takip edilir. Bu yapı sayesinde yetkilendirilen şube ve temsilcilik kullanıcıları üyelik işlemlerini kendi ekranlarından tamamlayabilir.
ÜYE NUMARASI
Üyelik kaydı tamamlandığında üye numarası sistem tarafından otomatik ve ardışık olarak oluşturulur.
MERKEZİ NUMARALANDIRMA
Genel merkez, şube ve temsilciliklerin eş zamanlı gerçekleştirdiği üyelik kayıtları merkezi numaralandırma yapısı içerisinde yönetilir.
KARAR NUMARASI
Üyeliğin kabulü için gerekli karar numarası da üyelik kaydıyla ilişkilendirilerek otomatik olarak atanır.
AYNI KAYIT ÜZERİNDEN TAKİP
Üye kaydı, karar işlemi ve üyelik belgeleri aynı kayıt üzerinden takip edilir.
Üyelik Belgelerini Otomatik
Olarak Oluşturun
Üyelik kaydında yer alan bilgiler kullanılarak aşağıdaki belgeler sistem üzerinden hazırlanabilir.
Üye ve karar numarası içeren EK-1 Sendika Üyelik Formu
Üyelik bildirimi için gerekli üst yazı
Gerektiğinde önceki sendikadan çekilme veya istifa formu
Belge şablonları sendikanın antet, başlık, imza alanı ve diğer kurumsal bilgilerine göre düzenlenebilir.
Hazırlanan belgeler görüntülenebilir, PDF olarak indirilebilir, yazdırılabilir, üye kartında arşivlenebilir veya üyeye SMS, WhatsApp ve e-posta üzerinden gönderilebilir.
EK-1 Sendika Üyelik Formu
Üyelik Üst Yazısı
İstifa / Çekilme Formu
ÇIKTI SEÇENEKLERİ
Elektronik İmza, EYP ve Entegre KEP İşlemleri
Üyelik üst yazısını elektronik imzaya sunun; EK-1 formunu EYP içinde hazırlayarak entegre KEP altyapısıyla ilgili kuruma gönderin.
Elektronik imza
Üyelik üst yazısı elektronik imza altyapısı üzerinden yetkili kişinin imzasına sunulabilir.
EYP ve KEP gönderimi
Elektronik olarak imzalanan üst yazı ile EK-1 Sendika Üyelik Formu, Elektronik Yazışma Paketi içerisinde hazırlanabilir. Oluşturulan EYP, Rönesis PRO’nun entegre KEP altyapısı üzerinden ilgili kurumun KEP adresine gönderilebilir.
Kurum ve işlem kayıtları
Kurum bilgileri, DETSİS numarası ve KEP adresi sistem üzerinden belirlenir. Gönderim ve teslim delilleri ilgili işlem kaydı içerisinde takip edilebilir.
Esnek ve Kişiselleştirilebilir
Üye Listesi
Rönesis PRO’daki üye listesi, farklı kullanıcıların çalışma ihtiyaçlarına göre düzenlenebilir.
Kullanıcılar;
Örgütlenme, üyelik, aidat veya yönetim süreçlerinden sorumlu kullanıcılar, görevlerine uygun bilgi alanlarıyla çalışabilir.
Kapsamlı Dijital Üye Dosyası
Üye kartı, üyeye ait bilgileri ve üyelik sürecinde gerçekleştirilen işlemleri aynı kayıt altında toplar.
Üye kartı içerisinde görüntülenebilen bilgiler:
- Kimlik ve iletişim bilgileri
- Üyelik bilgileri
- Kurum ve işyeri bilgileri
- Şube ve temsilcilik bağlantıları
- Aidat bilgileri
- Üyelik belgeleri
- İletişim ve işlem geçmişi
- Üyelik kaynağı
- Dijital kimlik bilgileri
Üyeyle gerçekleştirilen SMS, WhatsApp ve diğer iletişim işlemleri geçmişe dönük olarak takip edilebilir.
Üyelik formları ve ilgili belgeler üyenin dijital dosyasında arşivlenebilir.
Üyelik Kaynağı ve Kayıt Kanalı
Üyelik kaydının hangi kanal üzerinden oluşturulduğu bilgisi kayıt altına alınabilir:
- Genel merkez
- Şube
- Temsilcilik
- Mobil uygulama
- Dijital üyelik bağlantısı
- Toplu Excel aktarımı
- Fiziksel EK-1 formu
Bu veriler, farklı üyelik kanallarının kullanım yoğunluğunun değerlendirilmesinde kullanılabilir.
Dijital Üye Kimlik Kartı ve Üye Erişim Bilgileri
RÖNESİS PRO
Dijital Üye Kimlik Kartı
Karekodlu dijital kimlik
Üyelik kaydı tamamlanan üye için karekodlu dijital üye kimlik kartı oluşturulabilir.
Dijital kimlik kartı sistem üzerinden üyeye gönderilebilir ve mobil uygulama içerisinde görüntülenebilir.
Üye portal ve mobil uygulama erişimi
Üye Portalı ve mobil uygulama erişim bilgileri sistem tarafından oluşturularak üyeye SMS, WhatsApp veya e-posta üzerinden iletilebilir.
Şifre yenileme işlemleri üye kartı üzerinden yönetilebilir.
Üye Dağılımı ve Dönemsel Karşılaştırmalar
Üye dağılımı verileri aylık dönemler hâlinde incelenebilir ve farklı dönemlerle karşılaştırılabilir.
Raporlama yapısı içerisinde;
- İl,
- İlçe,
- Kurum,
- İşyeri,
- Şube
bazındaki üye sayıları görüntülenebilir.
Üye hareketleri karşılaştırması
Temsili karşılaştırma görünümü
Görsel, dönemsel karşılaştırma yapısını temsil eder.
Aktif üye, yeni üyelik, üyelikten çekilme, net üye değişimi ve aidat gelirleri dönemsel olarak karşılaştırılabilir. Bu veriler, örgütlenme çalışmalarının ve üye hareketlerinin bölgesel, kurumsal ve şube bazında değerlendirilmesine katkı sağlar.
Otomasyonel Üye İletişimi
Üyelik sürecinin farklı aşamalarında üyeye SMS, WhatsApp, e-posta veya mobil bildirim gönderilebilir.
İletişim kanalları
- SMS
- WhatsApp
- E-posta
- Mobil bildirim
Bu kapsamda;
- Hoş geldin mesajı
- Üyelik belgeleri
- Üye Portalı ve mobil uygulama erişim bilgileri
- Üyelikten çekilme bilgilendirmesi
- Anket ve geri bildirim bağlantıları
üyeye sistem üzerinden iletilebilir.
İletişim içerikleri sendikanın belirlediği şablonlara göre düzenlenebilir.
Aidattan Düşen Üyelerin Takibi
Önceki dönemlerde aidat ödemesi bulunan ancak mevcut dönemde aidat kesintisi gerçekleşmeyen üyeler sistem üzerinden belirlenebilir.
Elde edilen bilgiler, üye kayıtlarının güncellenmesinde ve geri kazanım çalışmalarının planlanmasında kullanılabilir.
Bu üyelere SMS, WhatsApp veya e-posta üzerinden anket gönderilerek güncel üyelik durumları öğrenilebilir.
- Ücretsiz izin
- Emeklilik
- Vefat
- Üyelikten çekilme
- Aidat kesintisini etkileyen diğer durumlar
kayıt altına alınabilir.
Üyelik Durumları ve İstifa Gerekçeleri
Üyelik durumları sendikanın çalışma düzenine göre tanımlanabilir.
Üyelik durumları
- Aktif
- Ücretsiz izinli
- Kendi isteğiyle üyelikten çekilmiş
- Emekli
- Vefat
Aktif, ücretsiz izinli, kendi isteğiyle üyelikten çekilmiş, emekli ve vefat gibi durumlar ayrı kategorilerde takip edilebilir. Sendika kendi ihtiyaçlarına göre yeni üyelik durumları oluşturabilir.
Üyelikten çekilen kişilere gönderilen anketlerle ayrılma gerekçeleri öğrenilebilir.
- İl
- İlçe
- Kurum
- İşyeri
- Şube
- Dönem
İstifa gerekçeleri il, ilçe, kurum, işyeri, şube ve dönem bazında analiz edilebilir.
Hassas İşlemlerde İkinci Onay
Belirlenen üyelik ve aidat işlemleri ikinci yönetici onayına bağlanabilir.
İkinci onay yapısı;
- Üyeliği pasife alma
- Toplu SMS gönderme
- Manuel aidat girişi
gibi işlemlerde kullanılabilir.
- 01İşlemi başlatan kullanıcı
- 02Onaylayan yönetici
- 03İşlem tarihi
İşlemi başlatan kullanıcı, onaylayan yönetici ve işlem tarihi sistem kayıtları üzerinden izlenebilir.
Toplu Üye Aktarımı ve Bilgi Güncelleme
Excel dosyalarında veya farklı sistemlerde bulunan üye kayıtları toplu olarak Rönesis PRO’ya aktarılabilir.
Excel dosyası
Toplu üye kayıtları
Rönesis PRO’ya aktarım
Aktarım sürecinde;
Bilgi alanları eşleştirilebilir,
Mevcut üye kayıtlarıyla karşılaştırma yapılabilir,
Aktif ve pasif üyelik geçmişleri kontrol edilebilir,
Eksik bilgiler tespit edilebilir,
Üye bilgileri toplu olarak güncellenebilir.
Eksik bilgisi bulunan üyeler ayrı listelerde görüntülenebilir. Seçilen üyelere bilgilerini güncellemeleri için SMS, WhatsApp veya e-posta üzerinden bağlantı gönderilebilir.
İletişim Tercihleri ve KVKK Kayıtları
Üyelerin SMS, e-posta, WhatsApp ve mobil bildirim tercihleri üye kartı üzerinden yönetilebilir.
- SMS
- E-posta
- WhatsApp
- Mobil bildirim
- Aydınlatma metni
- Açık rıza
- Ticari ileti izinleri
- İzin tarihleri
Aydınlatma metni, açık rıza, ticari ileti izinleri ve izin tarihleri sistem üzerinden kayıt altına alınabilir.
Üyenin iletişim tercihlerinde veya izin durumunda yapılan değişiklikler güncel bilgilerle birlikte takip edilebilir.
Üye Kayıt Yönetimi hakkında merak edilenler
Kayıt alanları, Excel aktarımı, doğrulama, yetkilendirme ve üye bilgilerinin güncellenmesi hakkında temel yanıtlar.
Evet. Üye listesindeki mevcut bilgi sütunları çalışma ihtiyacına göre gösterilebilir veya gizlenebilir; sık kullanılan alanlar liste görünümünde bir araya getirilebilir.
Evet. Mevcut üye listeleri Excel üzerinden toplu aktarım yapısıyla sisteme taşınabilir.
Evet. Üye numarası ilgili üye kaydı üzerinde tanımlanabilir ve kayıtla birlikte yönetilebilir.
Evet. Karar bilgileri, üyelik formları ve ilgili belgeler aynı üye kaydıyla ilişkilendirilerek birlikte yönetilebilir.