Dijital Üyelik Sistemi
Rönesis PRO Dijital Üyelik Sistemi; kişiye özel davetten aday imzası ve başvuru onayına kadar tüm adımları tek akışta yönetir. Onaylanan başvurudan otomatik üye kaydı oluşturur, EYP ve KEP bildirim süreçlerini tamamlar.
Kişiye özel dijital davet
3D Secure ve aday imzası
Otomatik üye kaydı ve belgeler
E-İmza, EYP ve KEP
Dijital Üyelik Davetinin
Gönderilmesi
Yetkili kullanıcı, Rönesis PRO Dijital Üyelik Sistemi üzerinden aday üyenin cep telefonu numarasını girer ve üyelik bağlantısının gönderileceği kanalı belirler.
- 01
Cep telefonu numarasının girilmesi
Yetkili kullanıcı, Rönesis PRO Dijital Üyelik Sistemi üzerinden aday üyenin cep telefonu numarasını girer ve üyelik bağlantısının gönderileceği kanalı belirler. - 02
Kişiye özel üyelik bağlantısının gönderilmesi
Kişiye özel üyelik bağlantısı;- SMS,
- 03
Dijital üyelik formuna ulaşılması
Aday üye, kendisine iletilen bağlantı aracılığıyla doğrudan sendikanın dijital üyelik formuna ulaşır.
Gönderim kaydı
Bağlantının oluşturulma ve gönderilme tarihi, gönderim kanalı ve gönderimi gerçekleştiren kullanıcı bilgileri sistem tarafından kayıt altına alınır.
Sendikaya Özel Dijital Üyelik Formu
Dijital üyelik formundaki bilgi ve belge alanları, sendikanın ihtiyaçlarına göre düzenlenebilir.
EK-1 Sendika Üyelik Formunun oluşturulabilmesi için gerekli bilgilerin yanı sıra sendikanın üyelik sürecinde ihtiyaç duyduğu ilave belge yükleme bölümleri de ayarlar menüsü üzerinden forma eklenebilir.
Sendika;
- Formda hangi bilgilerin isteneceğini,
- Hangi alanların zorunlu olacağını,
- Aday üyeden hangi ek belgelerin talep edileceğini
kendi üyelik sürecine göre belirleyebilir.
Aday üye
Aday üye; kimlik, işyeri ve üyelikle ilgili diğer bilgileri kendisine gönderilen bağlantı üzerinden forma girer. Sendika tarafından ek belge talep edilmişse ilgili belgeleri cep telefonu kamerasını kullanarak doğrudan sisteme yükleyebilir.
Kimlik Bilgilerinin ve Mükerrer Kayıtların Kontrolü
Başvuru sırasında girilen kimlik bilgileri ile aday üyeye ait mevcut kayıtlar sistem tarafından kontrol edilir.
T.C. Kimlik Numarasının Kontrolü
- Başvuru sırasında girilen T.C. Kimlik Numarasının doğruluğu sistem tarafından kontrol edilir.
- Böylece hatalı kimlik bilgileriyle dijital üyelik başvurusu oluşturulması önlenir.
Mükerrer Kayıt Kontrolü
- Rönesis PRO, aday üyeye ait daha önce oluşturulmuş bir kayıt bulunup bulunmadığını da kontrol eder.
- Aday üyeye ait mevcut bir kayıt tespit edilmesi hâlinde sistem yetkili kullanıcıyı bilgilendirir ve mükerrer üyelik kaydı oluşturulmasını engeller.
Bu kontroller, başvurunun değerlendirme ve üye kayıt aşamasına geçmeden önce doğru kişi ve doğru kayıt üzerinden yürütülmesini sağlar.
Kurum ve İşyeri Bilgilerinin Belirlenmesi
Aday üye, görev yaptığı işyerini dijital üyelik formunda bulunan tanımlı işyeri listesinden seçer.
DETSİS entegrasyonu sayesinde sendikanın iş kolundaki işyerleri Rönesis PRO içerisinde standart bir veri yapısıyla yer alır.
Böylece aynı işyerinin farklı adlarla birden fazla kez kaydedilmesi önlenir.
Rönesis PRO’nun akıllı işyeri yönetimi mekanizması;
- Aday üyenin görev yaptığı kurumu
- İl ve ilçe bilgisini
- Hangi şubenin veya temsilciliğin üyesi olacağını
otomatik olarak tanımlanmasını sağlar.
3D Secure Doğrulama ve Aday Üyenin
Dijital İmzası
Aday üyenin bilgileri ve onayları kontrol edilir; 3D Secure doğrulamasının ardından EK-1 Sendika Üyelik Formu dijital olarak imzalanır.
- 01
Bilgilerin ve onayların kontrolü
Aday üye, forma girdiği bilgileri kontrol ettikten ve üyelikle ilgili bilgilendirme metinlerini onayladıktan sonra dijital imza aşamasına geçer. - 02
3D Secure doğrulama
İmza işlemi öncesinde aday üyenin cep telefonuna SMS gönderilerek 3D Secure tabanlı doğrulama gerçekleştirilir. Bu doğrulama, aday üyenin başvuruya ilişkin irade beyanını ek bir güvenlik katmanıyla teyit eder. - 03
EK-1’in dijital olarak imzalanması
Doğrulama işleminin ardından aday üye, EK-1 Sendika Üyelik Formunu cep telefonu ekranından dijital olarak imzalar. - 04
Başvurunun tamamlanması
Dijital imza işleminin tamamlanmasıyla başvuru, Rönesis PRO Dijital Üyelik Sistemi panelinde “Başvuru Tamamlandı” durumuna geçer ve yetkili kullanıcıların değerlendirmesine açılır.
Başvuru sırasında;
Bu yapı sayesinde aday üyenin üyelik iradesi; doldurduğu form, gerçekleştirdiği 3D Secure doğrulama, dijital imzası, işlem tarihi ve IP adresiyle birlikte kayıt altına alınır.
- Aday üyenin forma girdiği bilgiler
- Onayladığı bilgilendirme metinleri
- 3D Secure doğrulama kaydı
- Cep telefonu ekranından oluşturduğu dijital imza
- İşlem tarihi
- IP adresi
- Üyelik bağlantısının gönderildiği kanal
- Başvuruya ilişkin işlem kayıtları
Aynı başvuru kaydıyla ilişkilendirilerek sistem tarafından muhafaza edilir.
Kesinleşen EK-1’e otomatik aktarım
Başvuru aşamasında alınan dijital imza ve form bilgileri korunur. Başvurunun onaylanarak Üye Yönetim Sistemi’ne aktarılmasından sonra; üyelik kabul tarihi, üye numarası ve karar numarası gibi kesinleşen bilgilerle oluşturulan EK-1 Sendika Üyelik Formuna aday üyenin bu dijital imzası otomatik olarak eklenir.
Farklı Bir Sendikaya Üyelik Bulunması
Hâlinde Çekilme Süreci
Aday üyenin farklı bir sendikaya üyeliği bulunuyorsa, başvuru Rönesis PRO Üye Yönetim Sistemi’ne aktarılmadan önce çekilme süreci tamamlanır.
Dijital üyelik başvurusunun tamamlanmasının ardından Rönesis PRO, aday üyenin bilgilerini kullanarak istifa formunu otomatik olarak hazırlar ve gerekli açıklamalarla birlikte aday üyeye gönderir.
Çekilme sürecinin ilerleyişi yönetim panelinden;
İstifa formunun oluşturulması
Formun aday üyeye gönderilmesi
Teslim belgesinin sisteme yüklenmesi
Belgenin yetkili kullanıcı tarafından kontrol edilmesi
Başvurunun üyelik onayına ve aktarıma hazır hâle gelmesi
aşamalarıyla takip edilir.
Gönderilen bilgilendirmede aday üyeye;
İstifa formunu nasıl kullanacağı,
Formu görev yaptığı kuruma bizzat teslim etmesi gerektiği,
Kurum tarafından teslim alındığını gösteren barkodlu veya teslim kaydı bulunan nüshayı sisteme nasıl yükleyeceği
Aday üye, sistem tarafından hazırlanan istifa formunu görev yaptığı kuruma teslim eder. Kurumun teslim kaydını taşıyan barkodlu nüshayı veya teslim belgesini, kendisine iletilen link üzerinden sisteme yükler.
Sisteme yüklenen teslim belgesi, istifa formunun aday üye tarafından ilgili kuruma teslim edildiğini belgelendirir. Belgenin yetkili kullanıcı tarafından kontrol edilmesiyle farklı sendikadan çekilme işleminin tamamlandığı doğrulanır; yeni üyeliğin geçerliliğini etkileyebilecek durum ortadan kaldırılır ve başvuru üyelik onayına hazır hâle gelir.
Çekilme süreci tamamlanmadan;
- Başvuru Rönesis PRO Üye Yönetim Sistemi’ne aktarılmaz,
- Üye numarası verilmez,
- Karar numarası oluşturulmaz,
- Kesinleşmiş EK-1 Sendika Üyelik Formu hazırlanmaz,
- Üyelik üst yazısı oluşturulmaz.
Böylece resmî üyelik süreci, farklı sendikadan çekilme işlemi tamamlanıp teslim belgesi kontrol edildikten sonra başlatılır.
Başvurunun Yönetim Panelinden Değerlendirilmesi
Dijital imzası ve 3D Secure doğrulaması tamamlanan başvuru, Rönesis PRO yönetim panelinde yetkili kullanıcılar tarafından incelenir.
Yetkili kullanıcı, başvuru ekranından;
- Aday üyenin kimlik bilgilerini
- Kurum ve işyeri bilgilerini
- Verdiği onayları
- 3D Secure doğrulama kaydını
- Dijital imza bilgilerini
- Yüklediği ek belgeleri
- Varsa istifa formunu ve teslim belgesini
- Başvuruya ilişkin işlem geçmişini
tek ekrandan görüntüleyebilir.
Başvurunun değerlendirilmesi
Başvuruda eksik veya hatalı bilgi bulunması hâlinde aday üyeden düzeltme veya ek belge talep edilebilir. Başvuru bilgilerinin ve belgelerin uygun bulunması durumunda yetkili kullanıcı başvuruyu onaylayabilir.
Yetki kapsamı
Kullanıcılar yalnızca kendisine tanımlanan şube, temsilcilik, işyeri veya bölge kapsamındaki başvurular üzerinde işlem yapabilir.
Başvurunun Onaylanması ve Üye Kaydının
Otomatik Oluşturulması
Başvurunun yetkili kullanıcı tarafından onaylanmasıyla aday üyenin bilgileri, yeniden veri girişi yapılmasına gerek kalmadan Rönesis PRO Üye Yönetim Sistemi’ne otomatik olarak aktarılır.
Başvuru onaylanır
Bilgiler otomatik aktarılır
Üye kaydı oluşturulur
Onay ve aktarım işlemiyle birlikte sistem;
Otomatik ve ardışık üye numarası verir,
İlgili üyelik kararına bağlı karar numarasını otomatik olarak oluşturur,
Üyenin bağlı olduğu şube veya temsilciliği otomatik olarak atar,
Kurum ve işyeri bilgilerini üye kaydıyla ilişkilendirir,
Üyelik tarihini otomatik olarak belirler,
Üyelik kaydını ilgili süreç durumunda oluşturur.
Bu işlemlerin tamamı otomasyonel olarak yürütülür.
Yetkili kullanıcının ayrıca üye numarası vermesine, karar numarası oluşturmasına, şube veya temsilcilik seçmesine ya da kurum ve işyeri bilgilerini yeniden girmesine gerek kalmaz.
Merkezi numaralandırma yapısı
Aynı anda birden fazla dijital üyelik başvurusu onaylansa dahi merkezi numaralandırma yapısı sayesinde üye ve karar numaralarında çakışma oluşması önlenir.
EK-1 Sendika Üyelik Formu ve Üyelik
Üst Yazısının Oluşturulması
EK-1 Sendika Üyelik Formu ile üyelik üst yazısı, aday üyenin dijital başvurusunu tamamladığı anda kesinleşmiş resmî belge olarak oluşturulmaz.
Bu belgeler, başvurunun yetkili kullanıcı tarafından onaylanarak Rönesis PRO Üye Yönetim Sistemi’ne aktarılmasından ve üye ile karar numaralarının oluşturulmasından sonra hazırlanır.
EK-1 Sendika Üyelik Formu
Aktarım tamamlandığında EK-1 Sendika Üyelik Formu;
kullanılarak PDF formatında otomatik olarak oluşturulur.
Üyelik Üst Yazısı
Üyelik üst yazısı; sendikanın antetli belge şablonu, önceden tanımlanmış konu ve metin içeriği esas alınarak, üyenin görev yaptığı kuruma hitaben Rönesis PRO tarafından otomatik olarak hazırlanır.
Belgeye üyenin adı, soyadı, T.C. Kimlik Numarası, işyeri bilgisi ve kesinleşen üyelik numarası eklenir; giden evrak tarihi ve numarası sistem tarafından otomatik olarak verilir.
Hazırlanan üst yazı, sendika adına E-İmza ile imzalanmak üzere yetkili yöneticiye yönlendirilir.
Yetkili Yönetici Tarafından E-İmza
İşleminin Gerçekleştirilmesi
Sendika adına imzalanması gereken resmî üyelik belgeleri, Rönesis PRO üzerinden yetkili yöneticiye yönlendirilir.
Yetkili yönetici, üyelik üst yazısını ve yetkisi kapsamında imzalanması gereken diğer resmî belgeleri E-İmza ile imzalar.
E-İmza işleminin tamamlanmasıyla;
Belgeyi imzalayan yetkili yönetici
E-İmza tarihi
İmzalama işleminin durumu
İmzalanan belge
Belgeye ilişkin işlem kayıtları
ilgili üyelik kaydıyla ilişkilendirilir.
Aday üyenin cep telefonu ekranından oluşturduğu dijital imza, üyelik iradesini içeren EK-1 Sendika Üyelik Formunda yer alır. Sendika adına düzenlenen resmî üyelik üst yazısı ise yetkili yönetici tarafından E-İmza ile imzalanır.
EYP Paketinin Oluşturulması ve Entegre KEP
Üzerinden Gönderilmesi
Yetkili yöneticinin E-İmza işlemini tamamlamasının ardından, üyelik üst yazısı ile aday üyenin dijital imzasını içeren EK-1 Sendika Üyelik Formu EYP formatında hazırlanır.
- 01
EYP paketinin oluşturulması
Yetkili yöneticinin E-İmza işlemini tamamlamasının ardından, üyelik üst yazısı ile aday üyenin dijital imzasını içeren EK-1 Sendika Üyelik Formu EYP formatında hazırlanır. - 02
Entegre KEP üzerinden gönderilmesi
Oluşturulan EYP paketi, Rönesis PRO’nun entegre KEP sistemi üzerinden üyenin görev yaptığı ilgili kuruma gönderilir. - 03
Gönderim durumunun güncellenmesi
Resmî üyelik bildiriminin durumu, KEP gönderim ve teslim kayıtlarına göre yönetim panelinde güncellenir.
Gönderim işlemiyle birlikte üyelik kaydıyla ilişkilendirilen alanlar;
EYP paketinin oluşturulma bilgileri,
KEP gönderim tarihi,
Gönderimin gerçekleştirildiği KEP adresi,
İletim ve teslim durumu,
İşlem kayıtları
Böylece yetkili kullanıcılar gönderinin hazırlanmasından ilgili kuruma teslim edilmesine kadar olan süreci aynı ekran üzerinden takip edebilir.
Yetkilendirme, İşlem Kayıtları ve Süreç Güvenliği
Rönesis PRO Dijital Üyelik Sistemi, sendikanın kullanıcı ve yetki yönetimiyle bütünleşik olarak çalışır.
Sendika, aşağıdaki yetkileri ayrı ayrı belirleyebilir:
- Dijital üyelik davetini kimlerin gönderebileceğini
- Başvuruları kimlerin görüntüleyebileceğini
- Kimlerin Üye Yönetim Sistemi’ne aktarım işlemini gerçekleştirebileceğini
- Kimlerin E-İmza, EYP ve KEP işlemlerini yürütebileceğini
Süreç boyunca gerçekleştirilen işlemler, aşağıdaki bilgilerle birlikte sistem tarafından loglanır:
- İşlemi gerçekleştiren kullanıcı
- İşlem tarihi
- İşlem türü
- Başvuru durumu
- IP adresi
- 3D Secure doğrulama kaydı
- Dijital imza bilgileri
- Onay kayıtları
- Belge kayıtları
- Üye sistemine aktarım bilgileri
- E-İmza işlem kayıtları
- KEP gönderim ve teslim bilgileri
Bu sayede dijital üyelik başvurusunun hangi aşamada olduğu, hangi kullanıcı tarafından işlem yapıldığı, farklı bir sendikadan çekilme sürecinin tamamlanıp tamamlanmadığı, üye kaydının ne zaman oluşturulduğu, belgelerin kim tarafından E-İmza ile imzalandığı ve resmî bildirimin hangi tarihte ilgili kuruma gönderildiği sistem üzerinden izlenebilir.
Rönesis PRO Dijital Üyelik Sistemi; kişiye özel üyelik davetinin SMS veya WhatsApp üzerinden gönderilmesini, aday üyenin EK-1 Sendika Üyelik Formunu cep telefonu ekranından dijital olarak imzalamasını, farklı bir sendikadan çekilme sürecinin kontrol edilmesini, üye kaydının otomatik oluşturulmasını ve resmî üyelik belgelerinin E-İmza, EYP ve entegre KEP altyapısıyla ilgili kuruma gönderilmesini tek bir dijital iş akışında birleştirir.
Rönesis PRO Dijital Üyelik Sistemi ile Uçtan Uca Üyelik Yönetimi
Rönesis PRO Dijital Üyelik Sistemi; aday üyenin cep telefonu numarasına SMS veya WhatsApp üzerinden üyelik bağlantısının gönderilmesini, form bilgilerinin alınmasını, üyelik iradesinin cep telefonu ekranından dijital olarak imzalanmasını, varsa farklı bir sendikadan çekilme işlemlerinin takip edilmesini ve başvurunun yetkili kullanıcı tarafından onaylanmasını tek akışta birleştirir.
Onaylanan başvuru otomatik olarak Üye Yönetim Sistemi’ne aktarılır; üye ve karar numaraları oluşturulur, EK-1 Sendika Üyelik Formu ile üyelik üst yazısı hazırlanır. Resmî belgeler yetkili yönetici tarafından E-İmza ile imzalanır, EYP paketine dönüştürülür ve entegre KEP sistemi üzerinden ilgili kuruma gönderilir.
Böylece dijital üyelik süreci, başvurunun başlatılmasından resmî üyelik bildiriminin tamamlanmasına kadar tek merkezden, kesintisiz ve otomasyonel olarak yürütülür.
Dijital Üyelik Sistemi hakkında merak edilenler
Dijital davet, kimlik doğrulama, aday imzası, çekilme süreci, otomatik üye kaydı ve resmibildirim hakkında temel yanıtlar.
Yetkili kullanıcı adayın cep telefonu numarasını girer. Sistem tarafından oluşturulan kişiye özel üyelik bağlantısı, sendikanın tercihine göre SMS veya WhatsApp üzerinden aday üyeye iletilir.
Evet. Formda istenecek bilgiler, zorunlu alanlar ve ek belge talepleri sendikanın üyelik sürecine göre yapılandırılabilir.
Evet. Başvuruda girilen T.C. Kimlik Numarasının doğruluğu ve adaya ait mevcut kayıtlar kontrol edilir. Böylece hatalı kimlik bilgileriyle veya aynı kişi için tekrar üyelik kaydı oluşturulması önlenir.
Aday üye bilgilendirme metinlerini onaylar, cep telefonuna gönderilen kodla 3D Secure tabanlı doğrulamayı tamamlar ve EK-1 Sendika Üyelik Formuna eklenecek dijital imzasını telefon ekranından oluşturur.
Sistem adayın bilgileriyle istifa formunu hazırlar ve adaya gönderir. Aday formu ilgili kuruma teslim ederek teslim belgesini sisteme yükler. Belge yetkili kullanıcı tarafından kontrol edilmeden başvuru kesin üyeliğe aktarılmaz.