Elektronik ortamda resmî yazışma yapılırken e-imza, EYP ve KEP çoğu zaman aynı sürecin içinde kullanıldığı için birbirine karıştırılabiliyor. Oysa üçü farklı görevleri yerine getirir.
En basit ifadeyle:
- E-imza belgeyi imzalar.
- EYP resmî yazışmanın belge ve bilgilerini belirli bir paket yapısında toplar.
- KEP ise elektronik iletinin kayıtlı bir kanal üzerinden gönderilmesini ve gönderim/teslim sürecine ilişkin delillerin oluşmasını sağlar.
Bu nedenle e-imza, EYP ve KEP birbirinin alternatifi değildir. Bir resmî yazışmada ihtiyaçlara göre birlikte kullanılabilirler; ancak her elektronik işlemde üçünün de bulunması gerektiği şeklinde genel bir kural yoktur.
Bu rehberde e-imza, EYP ve KEP'in ne işe yaradığını, aralarındaki farkları ve kamu kurumlarıyla elektronik yazışmalarda nasıl bir araya geldiklerini ele alıyoruz.
Kısa Cevap: E-İmza, EYP ve KEP Arasındaki Fark Nedir?
Üç kavramı tek tabloda özetleyelim:
| Kavram | Temel görevi | Cevap verdiği soru |
|---|---|---|
| E-İmza | Elektronik verinin imzalanması | Kim imzaladı, imzalanan veri değişti mi? |
| EYP | Resmî yazışmanın paketlenmesi | Hangi belge, ek ve üstveriler birlikte gönderiliyor? |
| KEP | Kayıtlı elektronik gönderim | İleti hangi kayıtlı kanaldan gönderildi ve hangi gönderim/teslim olayları oluştu? |
Bunu günlük kullanım diliyle:
İmzala → Paketle → Gönder ve takip et
şeklinde düşünebiliriz.
Ancak bu sıra her belge için otomatik olarak uygulanmaz. Kullanılacak yöntem belgenin niteliğine, muhatabına ve ilgili yazışma kurallarına göre değişir.
İçindekiler
İlgili Rönesis PRO Kaynakları
İlgili Rönesis PRO Kaynakları
Elektronik İmza Nedir?
5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu kapsamında elektronik imza; başka bir elektronik veriye eklenen veya bu veriyle mantıksal bağlantısı bulunan ve kimlik doğrulama amacıyla kullanılan elektronik veri olarak tanımlanır.
Burada özellikle güvenli elektronik imza kavramı önemlidir. BTK'nın güncel açıklamasına göre güvenli elektronik imza, kanundaki istisnalar saklı kalmak üzere elle atılan imzayla aynı hukuki sonucu doğurur; imza sahibinin kimliğinin belirlenmesini ve imzalanmış veride sonradan değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlar.
Dolayısıyla e-imzanın temel görevi belgeyi bir yere göndermek değildir.
E-imza şu sorulara cevap verir:
- Belgeyi kim imzaladı?
- Kullanılan imza doğrulanabiliyor mu?
- İmzalanan veri sonradan değiştirildi mi?
- İmza, ilgili elektronik veriyle bağlantılı mı?
E-imza ne yapmaz?
E-imza tek başına:
- EYP paketi oluşturmaz,
- muhatap kurumu belirlemez,
- belgeyi KEP üzerinden göndermez,
- gönderimin teslim edildiğini göstermez.
Bu ayrım önemlidir. Bir belgenin e-imzalı olması, o belgenin EYP olduğu veya KEP üzerinden gönderildiği anlamına gelmez.
EYP Nedir?
EYP, e-Yazışma Paketi'nin kısaltmasıdır.
Cumhurbaşkanlığının e-Yazışma kaynaklarında EYP; kamu kurum ve kuruluşları arasında elektronik ortamda yapılacak resmî yazışmalarda kullanılan paket yapısı olarak ele alınır. Güncel e-Yazışma Teknik Rehberi; üstveriler, paket yapısı, elektronik imzalama ve şifreleme mekanizmaları gibi teknik unsurları tanımlar. Güncel doküman listesinde e-Yazışma Teknik Rehberi v2.1 yer almaktadır.
EYP'yi yalnızca bir dosya uzantısı veya e-posta eki olarak düşünmek doğru değildir.
Daha doğru ifade şudur:
EYP, resmî yazıyı ve o yazının elektronik ortamda anlamlandırılması için gerekli yapılandırılmış bilgileri birlikte taşıyan paket yapısıdır.
EYP kapsamında yazışmanın niteliğine göre;
- üst yazı,
- ekler,
- belgeye ilişkin üstveriler,
- muhatap ve dağıtım bilgileri,
- imza bilgileri
gibi bileşenler birbiriyle ilişkilendirilebilir.
EYP neden önemlidir?
Bir kamu kurumunun elektronik belge sistemi için yalnızca belgenin ekranda nasıl göründüğü önemli değildir.
Sistemin aynı zamanda;
- belgenin hangi kuruma ait olduğunu,
- muhatabını,
- dağıtım bilgisini,
- belgeye ilişkin diğer üstverileri
işleyebilmesi gerekebilir.
EYP bu bilgilerin yalnızca belge üzerindeki yazı olarak değil, belirlenmiş teknik yapı içerisinde taşınmasına imkân verir.
EYP ne yapmaz?
EYP paketinin oluşturulması:
belgenin gönderildiği anlamına gelmez.
Paket hazırlanmış olabilir ancak gönderim ayrıca gerçekleştirilmelidir.
EYP ayrıca bir KEP hesabı veya elektronik posta hizmeti değildir.
KEP Nedir?
KEP, Kayıtlı Elektronik Posta'nın kısaltmasıdır.
BTK, KEP'i elektronik iletilerin gönderimi ve teslimatı da dâhil olmak üzere kullanımına ilişkin hukuki delil sağlayan, elektronik postanın nitelikli şekli olarak tanımlar. KEP hizmetleri yetkilendirilmiş KEP hizmet sağlayıcıları tarafından sunulur.
KEP'in temel görevi belgeyi hazırlamak değil, elektronik iletişimin kayıtlı kanalını oluşturmaktır.
Başka bir ifadeyle:
KEP belgenin ne olduğunu belirlemez; iletinin kayıtlı elektronik kanal üzerinden gönderilmesini ve gönderim/teslim sürecine ilişkin kayıtların oluşmasını sağlar.
KEP üzerinden:
- standart bir elektronik ileti,
- belge ekleri,
- uygun süreçlerde EYP paketi
gibi içerikler gönderilebilir.
KEP ile gönderim yapmak için e-imza gerekir mi?
BTK'nın KEP hakkında yayımladığı güncel sık sorulan sorular bölümüne göre KEP üzerinden gönderim yapabilmek için elektronik imza sahibi olunması gerekir. Hesabını yalnızca alıcı olarak kullanacak kişiler için aynı zorunluluk bulunmamaktadır.
KEP ne yapmaz?
KEP:
- resmî yazıyı hazırlamaz,
- EYP paketini kendiliğinden oluşturmaz,
- belge üzerindeki muhatap ve dağıtım yapısını tanımlamaz,
- başarılı gönderim bilgisini otomatik olarak “alıcı işlemi tamamladı” sonucuna dönüştürmez.
E-İmza, EYP ve KEP Arasındaki Temel Farklar
Üç kavram aynı süreç içinde kullanılabildiği için aralarındaki sınırı açık biçimde görmek önemlidir.
| E-İmza | EYP | KEP | |
|---|---|---|---|
| Temel işlev | Elektronik imza | Resmî belge paketi | Kayıtlı elektronik iletim |
| Belgeyi imzalar mı? | Evet, uygun imza sürecinde | Paket içerisinde imza bilgileri bulunabilir | Gönderim işleminde e-imza kullanılabilir |
| Belge ve ekleri paketler mi? | Hayır | Evet | Hayır |
| Üstveri taşır mı? | İmza ile ilgili veriler | Resmî yazışma üstverileri | İletiye ilişkin gönderim bilgileri |
| Belgeyi gönderir mi? | Hayır | Hayır | Evet |
| Gönderim/teslim delili oluşturur mu? | Hayır | Hayır | KEP hizmeti kapsamında ilgili deliller oluşur |
| Tek başına diğerlerinin yerine geçer mi? | Hayır | Hayır | Hayır |
En kısa özet:
- E-imza = imza
- EYP = paket
- KEP = gönderim ve delil
EYP ile KEP Aynı Şey midir?
Hayır.
Bu iki kavram en sık karıştırılan konulardan biridir.
EYP, gönderilecek resmî yazışmanın elektronik paket yapısıdır.
KEP ise bu paketin veya başka bir elektronik iletinin gönderilebildiği kayıtlı elektronik iletişim kanalıdır.
Bir benzetme yapmak gerekirse:
EYP'yi, içinde belge ve belgeye ilişkin bilgilerin düzenli biçimde bulunduğu hazırlanmış gönderi; KEP'i ise bu gönderinin kayıtlı biçimde taşındığı iletişim kanalı olarak düşünebilirsiniz.
Bu benzetme teknik tanımın yerine geçmez ancak iki kavram arasındaki farkı anlamayı kolaylaştırır.
E-İmza ile KEP Aynı Şey midir?
Hayır.
E-imza, elektronik veri üzerinde kimlik ve bütünlük doğrulamasına ilişkin imza katmanıdır.
KEP ise elektronik iletinin gönderilmesi ve bu gönderim sürecine ilişkin delillerin oluşmasıyla ilgilidir.
Bir belge e-imzalanabilir fakat KEP üzerinden gönderilmeyebilir.
Benzer şekilde KEP işleminin içinde e-imza kullanılabilir; bu durum iki kavramı aynı hâle getirmez.
E-İmza, EYP ve KEP Ne Zaman Kullanılır?
Kullanıcının en önemli sorularından biri şudur:
“Peki hangisine ihtiyacım var?”
Bunun tek bir cevabı yoktur.
Elektronik belgeyi güvenli biçimde imzalamanız gerekiyorsa
Güvenli elektronik imza gündeme gelir.
İmza sahibinin doğrulanması ve elektronik verinin bütünlüğünün kontrol edilebilmesi temel amaçtır.
Kamu kurumlarıyla elektronik resmî yazışma hazırlanıyorsa
İlgili yazışmanın kapsamına göre EYP gündeme gelebilir.
EYP'nin kullanımı, resmî yazışmanın belge ve üstveri bileşenlerinin belirli teknik standartta hazırlanmasını sağlar.
Elektronik ileti kayıtlı bir gönderim kanalıyla iletilecekse
KEP kullanılabilir.
KEP, elektronik iletinin gönderim ve teslim süreçleriyle ilgili hukuki delil oluşturulmasına yönelik sistemdir.
EYP'li resmî yazışma KEP üzerinden gönderilecekse
Üç kavram aynı süreç içerisinde yer alabilir:
Belge hazırlanır → e-imza → EYP → KEP → teslim/delil takibi
Ancak her elektronik belge için bu üç aşamanın tamamının zorunlu olduğu sonucu çıkarılmamalıdır.
E-İmza, EYP ve KEP Birlikte Nasıl Çalışır?
Kamu kurumlarına yapılan uygun elektronik resmî yazışmalarda süreç genel olarak şu mantıkla ele alınabilir:
1. Belge hazırlanır
Üst yazı, konu, ekler, ilgiler, muhataplar ve dağıtım bilgileri belirlenir.
2. İmza süreci tamamlanır
Belgenin niteliğine göre yetkili kişi veya kişiler elektronik imza işlemini gerçekleştirir.
3. EYP hazırlanır
Yazışmanın EYP kapsamında yürütülmesi gerekiyorsa belge, ekler ve ilgili üstveriler paket yapısına alınır.
4. KEP gönderimi hazırlanır
Hazırlanan EYP paketi uygun KEP gönderimine eklenir veya ilgili sistem entegrasyonu üzerinden gönderim sürecine aktarılır.
5. Gönderim gerçekleştirilir
Yetkili kullanıcı alıcı, konu, ileti ve ekleri kontrol ederek gönderim işlemini tamamlar.
6. Delil kayıtları izlenir
KEP hizmet sağlayıcısının oluşturduğu gönderim, teslim veya diğer ilgili olay kayıtları takip edilir.
Burada önemli ayrım şudur:
EYP'nin oluşturulması ile KEP üzerinden gönderilmesi iki ayrı işlemdir.
Benzer şekilde KEP iletisine ilişkin “gönderildi” bilgisiyle alıcı sistemdeki sonraki işleme alınma durumu da aynı şey değildir.
KEP ile PDF Göndermek ile EYP Göndermek Aynı Şey midir?
Hayır.
KEP'e normal bir PDF ekleyerek ileti göndermek teknik olarak KEP gönderimidir.
Ancak bu PDF'nin gönderilmiş olması, dosyanın EYP yapısındaki resmî yazışma üstverilerini ve paket bileşenlerini taşıdığı anlamına gelmez.
Özellikle kamu kurumlarıyla elektronik resmî yazışmalarda bu ayrım önemlidir.
EYP; belgeyi, ekleri ve gerekli üstverileri belirli paket yapısında bir araya getirirken KEP gönderimin kayıtlı elektronik kanalını sağlar.
Bu konunun DETSİS, Gereği/Bilgi dağıtımı ve kamu kurumlarının EBYS işleyişi tarafı daha kapsamlıdır. Sendikalardaki gerçek uygulama için “Sendikalarda KEP ve EYP: Kamu Kurumlarına Resmî Yazışma Rehberi” ayrıca okunmalıdır.
E-İmza, EYP ve KEP Hakkında En Sık Yapılan Yanlışlar
“E-imzalı her belge EYP'dir”
Hayır.
Bir elektronik belge güvenli elektronik imzayla imzalanabilir ancak EYP yapısında olmayabilir.
E-imza belgenin imza katmanıdır; EYP ise resmî yazışmanın paket yapısıdır.
“EYP hazırlandıysa belge gönderilmiştir”
Hayır.
EYP'nin hazırlanması paket oluşturma aşamasıdır.
Gönderim ayrıca gerçekleştirilir.
“KEP gönderildi görünüyorsa işlem tamamlanmıştır”
Her zaman değil.
KEP gönderiminin gerçekleştirilmesi, alıcı kurumun talebi değerlendirdiği veya işlemi sonuçlandırdığı anlamına gelmez.
Gönderim, teslim ve alıcı kurumun iç işlem süreci ayrı aşamalardır.
“Bütün KEP iletileri EYP'dir”
Hayır.
KEP üzerinden standart ileti de gönderilebilir, EYP paketi de taşınabilir.
Her KEP gönderisinin EYP içermesi zorunlu değildir.
“EYP ve KEP aynı şeydir”
Hayır.
EYP pakettir.
KEP gönderim kanalıdır.
Bu iki kavram farklı görevleri yerine getirir.
Kamu Kurumları Açısından EYP Neden Önemlidir?
Elektronik resmî yazışmada kamu kurumunun ihtiyacı yalnızca belgeyi ekranda okuyabilmek değildir.
Belgenin;
- göndereni,
- muhatabı,
- konusu,
- dağıtımı,
- ekleri,
- üstverileri,
- imza bilgileri
gibi unsurlarının sistem tarafından anlamlandırılabilir olması da önemlidir.
Cumhurbaşkanlığı tarafından yayımlanan e-Yazışma Teknik Rehberi, kamu kurumları arasında elektronik ortamda yapılacak resmî yazışmalardaki EYP'nin teknik mimarisini ve paket yapısını tanımlar.
Bu yapı, elektronik belge yönetim sistemlerinin yazışmayı yalnızca bir PDF dosyası olarak değil, belge ve belgeye ilişkin bilgiler bütünü olarak ele alabilmesine imkân verir.
Rönesis PRO'da E-İmza, EYP ve KEP Nasıl Birleşiyor?
Rönesis PRO'da amaç e-imza, EYP ve KEP'i kullanıcıya üç ayrı, kopuk işlem olarak sunmak yerine desteklenen resmî yazışma süreçlerinde birbirine bağlamaktır.
Genel işleyiş:
- Belge hazırlanır
- Muhatap ve dağıtım belirlenir
- Elektronik imza tamamlanır
- EYP hazırlanır
- KEP gönderimine aktarılır
- Gönderim ve işlem geçmişi takip edilir
Rönesis PRO'nun mevcut entegrasyon yapısında belge, ek ve imza bilgilerinin EYP kapsamında bir araya getirilmesi ile hazırlanan paketin desteklenen resmî gönderim kanalına aktarılması aynı belge kaydıyla ilişkilendirilebilir. Gönderim sonucu ve işlem geçmişi de belge süreciyle bağlantılı tutulabilir.
Buradaki önemli fark yalnızca “KEP gönderebilmek” değildir.
Asıl fark;
belge hazırlama → imzalama → paketleme → gönderme → takip
adımlarının birbirinden kopuk dosya ve uygulamalar yerine ilişkili süreç olarak ele alınabilmesidir.
Teknik kapsam, kullanılan hizmet sağlayıcısına ve kurumun Rönesis PRO yapılandırmasına göre değişebilir.
E-İmza, EYP ve KEP İçin Resmî Kaynaklar
Bu konularda teknik veya hukuki değerlendirme yapılırken birincil kaynakların esas alınması önemlidir.
E-İmza, EYP ve KEP Hakkında Sık Sorulan Sorular
E-imza ile KEP aynı şey mi?
- Hayır. E-imza elektronik verinin imzalanmasıyla, KEP ise elektronik iletinin kayıtlı kanal üzerinden gönderilmesi ve ilgili delil kayıtlarıyla ilgilidir.
EYP ile KEP aynı şey mi?
- Hayır. EYP elektronik resmî yazışmanın paket yapısıdır. KEP ise elektronik iletimin kayıtlı gönderim kanalıdır.
Her e-imzalı belge EYP midir?
- Hayır. E-imza ile EYP farklı katmanlardır. Bir belge e-imzalı olabilir ancak EYP formatında olmayabilir.
Her KEP iletisi EYP içerir mi?
- Hayır. KEP üzerinden standart elektronik ileti veya uygun olduğunda EYP paketi gönderilebilir.
EYP hazırlandığında belge otomatik olarak gönderilmiş olur mu?
- Hayır. EYP'nin hazırlanması ile gönderim işlemi ayrı aşamalardır.
KEP ile PDF göndermek EYP göndermekle aynı şey midir?
- Hayır. PDF belgenin görüntülenebilir dosya biçimidir. EYP ise belge ve ilgili üstverileri belirlenmiş elektronik paket yapısında bir araya getirir.
KEP üzerinden gönderim yapmak için e-imza gerekiyor mu?
- BTK'ya göre KEP sisteminde gönderim yapabilmek için elektronik imza sahibi olunması gerekir. KEP hesabını yalnızca alıcı olarak kullanan kullanıcıların elektronik imza sahibi olması zorunlu değildir.
E-imza, EYP ve KEP her resmî yazışmada birlikte mi kullanılır?
- Hayır. Kullanılacak yöntem belgenin niteliğine, yazışmanın taraflarına ve uygulanacak teknik ve hukuki kurallara göre belirlenir.
Sonuç: Üç Farklı Görev, Tek Bir Yazışma Sürecinde Birleşebilir
E-imza, EYP ve KEP aynı teknolojinin üç farklı adı değildir.
Her birinin görevi ayrıdır:
E-imza, elektronik belgenin imza ve bütünlük katmanıdır.
EYP, resmî yazışmanın belge, ek ve üstverilerini standart paket yapısında bir araya getirir.
KEP, elektronik iletinin kayıtlı kanaldan gönderilmesini ve gönderim/teslim sürecine ilişkin delillerin oluşmasını sağlar.
Kamu kurumlarıyla elektronik resmî yazışmalarda bu üç yapı aynı iş akışı içerisinde birbirini tamamlayabilir.
Rönesis PRO ise desteklenen süreçlerde belge hazırlama, elektronik imza, EYP oluşturma ve KEP gönderimini aynı belge geçmişiyle ilişkilendirerek farklı aşamalar arasında tekrar işlem yapılmasını azaltmayı amaçlar.